Hoe maak ik een aangepast-rapporttype aan?

Ondanks dat Salesforce standaard zeer uitgebreide rapporteringsmogelijkheden biedt, zult u er misschien toch tegenaan gelopen zijn dat u hiermee net niet de data van verschillende objecten tot één mooi rapport kunt combineren.

Het zou zomaar kunnen dat u een rapport heeft met daarin uw accounts en opportunities en een ander rapport met al uw opportunities met de daarbij horende producten. Maar wat nou als u al deze informatie in één rapport terug wilt zien? Hiervoor kunt u vrij simpel en snel uw eigen aangepast-rapporttype maken.

Om te beginnen selecteert u het object waar de andere objecten ‘onder hangen’, geeft het rapporttype een duidelijke naam en beschrijving, kiest een categorie waaronder u het rapporttype op wilt slaan en maakt de keus of uw collega’s al rapporten mogen maken met dit nieuwe rapporttype. Normaal gesproken kunt u het beste het rapporttype op ‘In ontwikkeling’ laten staan totdat u helemaal tevreden bent en het dan pas beschikbaar maken voor andere gebruikers.

Wanneer u verder gaat naar de volgende stap kunt u bepalen met welk onderliggende object u een verbinding wilt maken en welke records van het primaire object u terug wilt zien in uw rapport. Wilt u, uitgaande van dit voorbeeld, alleen accounts zien die een opportunity hebben? Of wilt u juist ook de accounts zien zonder opportunity, zodat uw collega’s daar actie op kunnen ondernemen? Let er bij het maken van deze keuze op dat dit gevolgen kan hebben voor het volgende object dat u hieraan koppelt. Wanneer u er bijvoorbeeld voor kiest om ook accounts zonder opportunities te tonen, dan kunt u er alleen nog maar voor kiezen om ook opportunities zonder producten te tonen.

Na het opslaan zult u zien dat Salesforce zelf al een groot aantal velden heeft geselecteerd waarop u kunt rapporteren. Mochten hier velden bij staan die niet nodig zijn of mocht u velden missen, omdat u deze bijvoorbeeld later pas aangemaakt heeft, dan kunt u deze door middel van ‘drag and drop’ makkelijk toevoegen door op ‘Lay-out bewerken’ te klikken.